eSocial: Veja tudo o que você precisa saber!

eSocial: Veja tudo o que você precisa saber!

  • O que é o eSocial?
  • Quais informações contém no eSocial?
  • Quem registra os dados do eSocial?
  • Quais empresas devem ter o eSocial e qual a penalidade caso não tenha?
  • Vantagens e desvantagens do eSocial
  • Formas de prestar informações para o eSocial

Conhecido mais como eSocial o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas tem como objetivo unificar informações do trabalhador.

Simplificando assim os diversos processos que anteriormente eram feitos no papel, automatizando o trabalho de diversos funcionários do Recursos Humanos – RH e de órgãos governamentais.

O eSocial foi implantado em 2018 e mesmo tendo passado alguns anos, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre a automatização, assim como também o que é exatamente o eSocial e para que serve.

Para sanar suas dúvidas relacionadas a esse assunto confira a seguir.

O que é o eSocial?

Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas foi instituído pelo Decreto nº 8.373 em 11 de dezembro 2014. Mas passou a ser implantado somente em janeiro de 2018.

Fazendo com que além das grandes empresas as médias e pequenas também tivessem que participar.

O eSocial foi criado pelo Governo Federal e segundo o Art. 2º :

“[…] ele é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição”.

Ou seja, através dele as empresas repassam os dados relacionados a vida dos seus funcionários e ao vínculo trabalhista.

Quais informações contém no eSocial?

Essa ferramenta padroniza o envio de 14 obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciária, são elas:

  1. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED
  2. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – GFIP
  3.  Guia da Previdência Social – GPS
  4.  Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD
  5. Guia de Recolhimento do FGTS – GRF
  6. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF
  7. Quadro de Horário de Trabalho – QHT
  8.  Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF
  9.  Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS
  10. Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP
  11. Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT
  12.  Comunicação de Dispensa – CD
  13. Relação Anual de Informações Sociais – RAIS
  14.  Livro de Registro de Empregados – LRE

Reúne informações do funcionário como:

  • Folha de pagamento – Tudo que o funcionário recebeu da empresa
  • Dados trabalhistas, contratuais e pessoais, como: horário de trabalho, cargo, documentos, funções e outros relacionados
  • Acontecimentos trabalhistas – Atestado médico, aviso de férias, entre outros

Quem registra os dados do eSocial?

Os dados são registados e administrado pelos órgãos abaixo:

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Reunindo numerosas informações dos funcionários, totalizando mais de 25 arquivos e 2 mil campos para preenchimento, alguns são sobre:

  • Dados de estagiários
  • Dados de dependentes
  • Saúde do empregado / Condições do ambiente empresarial
  • Informações pessoais

Quais empresas devem ter o eSocial e qual a penalidade caso não tenha?

Todas as empresas de grande, médio, pequeno e micro porte devem implantar o eSocial em sua rotina.

Assim como também o empregador doméstico e os microempreendedores individuais – MEI que possuem funcionários. Reunindo informações de mais 45 milhões de trabalhadores.

Todo ano há fiscalizações, caso as empresas que não repasse as informações dos funcionários ou que não atualizam a mesma podem sofrer penalidade caso não atenda os prazos.

Veja alguns exemplos de penalidade para cada informação que não foi concedida:

Folha de pagamento – Multas a partir de R$ 1.812,87

Recolhimento do FGTS – Multa de R$ 10,64 a R$ 106,41 para cada funcionário que tiver irregularidade no recolhimento.

Admissão – A admissão deve ser informada em até 1 dia útil, caso não seja comunicada a multa pode ser de R$ 3.000,00 até R$ 6.000,00. As micro e pequenas empresas o valor é de R$ 800,00

Vantagens e desvantagens do eSocial

A ferramenta veio para facilitar e simplificar a vida de muitos, entretanto algumas pessoas podem acabar ficando sobrecarregadas pela demanda de atualizações.

Temos como benefício:

  • Dados completos em um único lugar
  • Desburocratização
  • Menos poluição ao meio ambiente, evitando o uso de papel
  • Direito trabalhistas do funcionário, já que o histórico fica vinculado com o CPF

Temos como desvantagens:

Impacto na rotina de trabalho dos funcionários de RH que atualizam os dados dos demais funcionários, a única desvantagem é que todos os dados devem ser revisados antes de ser colocados no eSocial. Além de sempre ter que estar atualizado.

Muitos erros podem ocorrer nesse momento, como: digitação errada do número de algum documento ou até mesmo no nome do funcionário.

Esses erros podem acabar gerando informações incompatíveis, impedindo que essas informações sejam passadas para o eSocial, então é importante estar atendo no momento da revisão dos dados.

Formas de prestar informações para o eSocial

eSocial módulo geral Web Empresas

Esse tipo é um modo avançado onde qualquer MEI pode usar, entretanto é indicado para aqueles com experiência em folha de pagamento. Criando a necessidade de ter certificado digital se for o próprio MEI que acessar a ferramenta.

eSocial Web Service

É a principal escolha dos escritórios de contabilidade, esse modo permite uma prestação de informações diretas entre os softwares privados e o banco de dados do eSocial.

Afinal, um contador pode prestar as informações em nome do MEI, ou seja, o MEI contrata o contador para fazer o trabalho para ele.

Para isso é necessário ter uma assinatura digital e procuração eletrônica, para saber mais clique aqui.

eSocial Web MEI

É de uso exclusivo dos MEI que possuem mais de 1 funcionário. É um tipo que realiza os cálculos trabalhistas, dos encargos e tributos.

Sendo assim, a forma mais fácil de prestar informação ao eSocial, sendo uma das principais escolhas daqueles que irão gerar a folha de pagamento por conta própria.

Leia também – Carteira de Trabalho Digital: Entenda como funciona

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